Como incluir materiais antigos no estoque do Calcularte

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Você deu o primeiro passo e começou a organizar seu negócio, mas está em dúvida em como incluir os materiais antigos no estoque do Calcularte? Essa é uma pergunta muito comum, por isso vamos esclarecer tudo nest post.

Antes de mais nada, quero te dar os parabéns por ter dado o primeiro passo para ter uma administração organizada do seu negócio. O Calcularte é uma ferramenta que vai te ajudar a ter uma gestão muito mais estruturada e uma rotina mais otimizada. E não há nada melhor do que contar com as ferramentas certas para desempenhar bem uma atividade, pois fica tudo mais fácil.

Se você já tem um negócio e agora começou a usar o Calcularte, é bem provável que você tenha materiais antigos no seu estoque, que foram comprados há algum tempo e você não lembra qual foi o preço pago, a data da compra, etc. Então você vai se perguntar: “se não tenho essas informações, como posso incluir esses materiais que já tenho no meu estoque?”.

Cadastrando um novo material

Primeiramente você deve cadastrar no Calcularte os materiais que você utiliza. Como o nome diz, é somente um cadastro, para que você tenha no sistema suas matérias-primas e as informações relativas à ela. Então vamos começar, para cadastrar seu material clique na seção Estoque e depois no botão Novo material:

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Cadastrando materiais no Calcularte

Feito isso, abrirá uma janela para você fazer o cadastro do material:

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Basta preencher os dados do material conforme a imagem abaixo. Coloque o nome do material e uma descrição para te auxiliar a identificá-lo. Aqui você já pode incluir os fornecedores que te vendem esse material, informando como ele é vendido (1 unidade, 100 unidades, 1 metro, etc) e qual é o preço praticado. Mas se preferir, você pode deixar para incluir os fornecedores em um segundo momento.

Agora você vai definir qual é o preço deste material que o Calcularte deverá usar. Isso porque você pode ter vários fornecedores de um mesmo material com preços diferentes, então é uma decisão que somente você pode tomar de qual será o preço que o sistema deve usar para precificar sua peça, por exemplo.

Caso queira ver o passo a passo em vídeo, é só clicar no tutorial abaixo para ver a demonstração mais detalhada de como fazer o cadastro do material e ter a explicação de todos os campos, ao clicar você já cairá direto no ponto certo do vídeo:

Como cadastrar o material

Material cadastrado no Calcularte

Depois de fazer isso, você já tem o seu material cadastrado no Calcularte. Então, supondo que você ainda não fez nenhuma movimentação de estoque (e sim apenas o cadastro), o saldo disponível dele é igual a zero.

No exemplo abaixo cadastrei o material “Tubete de acrílico” e coloquei no campo “Valor de repasse ao cliente” o preço que costumo pagar por esse item (deixei para cadastrar os fornecedores depois):

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nome-do-material-calcularte

Mas se você não lembrar o preço que costuma pagar por esse material não se preocupe, basta pesquisar no Google para ter um parâmetro e quando for fazer a próxima compra você pode atualizar esse valor.

Movimentando o estoque

Agora que você já cadastrou o material, o Calcularte já conhece esse item e você pode começar a movimentá-lo! 🙂

Quando você quiser fazer qualquer movimentação no seu estoque, seja de entrada (incluir algum material que comprou, ganhou, já tinha, etc) ou de saída (subtrair um material que foi usado na confecção de uma peça, foi doado, perdido durante uma produção, etc), você deve ir até a seção Estoque do Calcularte e depois clicar no link Movimentar Estoque (ou no ícone de setinhas que aparece nos materiais que você já cadastrou no sistema), como na imagem abaixo:

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Clique em Movimentar Estoque sempre que quiser dar entrada ou saída de ítens em seu estoque

Ajuste de saldo

Esse é o nome da função que você vai usar para incluir os materiais antigos no estoque do Calcularte. É super simples!

Você deve usar o ajuste de saldo sempre que quiser adicionar ou subtrair algum item do seu estoque sem vincular à uma movimentação financeira (que ocorre na compra de material ou na venda de uma peça que utiliza esse material).

O ajuste de saldo no sentido de entrada do estoque (ou seja, incluir itens no estoque) servirá para situações como:

  • Incluir materiais antigos que você já tinha antes de começar a controlar seu estoque e que não quer registrar sua compra retroativa (caso queira, você pode);
  • Incluir ítens que ganhou (como amostras, brindes, materiais que outra artesã te doou, etc).

Já o ajuste de saldo no sentido de saída do estoque (isto é, subtrair itens do estoque) servirá para situações como:

  • Perdas de materiais durante a produção (sabe aquela folha que rasgou? Registre a saída dela com o ajuste de saldo para atualizar a quantidade em estoque);
  • Materiais que estragaram no estoque e não poderão ser usados;
  • Itens usados para finalidade própria (quando você faz um produto para si mesma).

Como usar o Ajuste de saldo no Calcularte:

Na seção Estoque, clique no link Movimentar estoque (como explicamos anteriormente, afinal o ajuste de saldo é um tipo de movimentação no estoque que você fará).

Abrirá então uma janela com o padrão de movimentação de entrada com motivo Compra”, você vai alterar o motivo para “Ajuste de saldo”:

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No campo “Motivo” selecione “Ajuste de saldo”

Depois aparecerá uma nova tela para você informar o material e a quantidade que quer incluir no estoque por meio de ajuste de saldo:

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Pronto! Acabei de incluir no estoque 10 tubetes que eu já tinha e não lembro quando comprei. Veja agora como ficou o meu saldo de tubetes no meu estoque do Calcularte:

Você pode estar se perguntando “mas e esse valor de estoque de R$ 6,00, se eu não vinculei à nenhuma compra porque está com esse valor”?

Eu te explico: o “Valor de estoque” significa quanto vale determinado item do seu estoque. Dessa forma, o valor de estoque é calculado pela multiplicação do “Valor de repasse ao cliente” (preço que você determinou do material para o sistema trabalhar) pelo “Saldo” (quantidade desse item em estoque).

Vale lembrar que estoque é dinheiro parado, por isso é fundamental saber o valor do seu estoque.

Corrigindo o ajuste de saldo

Estava organizando o estoque e achei mais um tubete perdido. E agora? Se isso acontecer com você, basta fazer um novo ajuste de saldo ou simplesmente editar o ajuste que fez anteriormente. Para editar, role a tela do Estoque até o final e você verá no canto inferior direito a subseção “Histórico de movimentações do material”. Lá você encontrará todas as informações de entradas e saídas dos itens, podendo editá-las e excluí-las.

Basta então clicar no ícone de edição do ajuste de saldo que foi feito e corrigir a quantidade para incluir aquele outro tubete perdido:

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alterar-movimentação-estoque
Aqui alterei para 11 tubetes, já que achei 1 perdido depois
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Saldo final de tubetes em estoque

Importante: Sempre que você fizer um ajuste de saldo você está adicionando ou subtraindo do estoque a quantidade que informar em relação ao saldo que já tinha. Portanto, o ajuste de saldo não vai substituir a quantidade existente em estoque.

Por exemplo, se você tinha 10 unidades em estoque e fizer um novo ajuste de saldo para incluir 20 unidades, o saldo deste item será de 30 unidades.

Estoque é dinheiro parado

Lembre sempre dessa frase quando entrar em uma loja e ficar com vontade de comprar todas as novidades, afinal muitas vezes vamos comprar um material e saímos de lá com mais um monte de coisinhas que achamos fofinhas e depois ficam paradas sem utilidade. Falamos mais sobre isso neste post em nosso Instagram.

Organize agora seu estoque

Então, viu como é fácil incluir os materiais antigos no estoque do Calcularte? Agora que você já aprendeu, que tal aproveitar pra tirar um tempinho e checar o que você já tinha de material por aí para inserir no sistema? Dessa forma você vai conseguir ter um controle de estoque redondinho!

Assim você poderá ter uma rotina organizada que vai facilitar muito seu trabalho e te dar mais tempo para fazer o que quiser! Neste post você encontra 5 motivos para organizar seu negócio! E conte sempre com o Calcularte para fazer a gestão do seu negócio artesanal!

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Vanessa Longo

Publicitária de formação, artesã de coração. Fã de empreendedorismo, especialmente de negócios criativos. Já teve seu ateliê de papelaria personalizada e hoje se dedica de corpo e alma ao Calcularte!

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